No momento da lavratura do ato deverão ser apresentados todos os documentos originais, legíveis e em bom estado de conservação, nos termos do artigo 705, §4º, do Código de Normas do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.
Poderá ser exigido o pagamento de um valor inicial, no momento do protocolo, para o início do processo de uma procuração, escritura, ata notarial, carta de sentença ou apostilamento, que servirá para o início do procedimento ou para o pagamento de despesas com terceiros, tais como: pedido e atualização de certidões, pagamento de taxas em órgãos públicos, dentre outras, sendo meramente estimativos. Será feita a devolução de valores não utilizados ou solicitada a complementação, se necessário.
OBSERVAÇÃO: para a competente tributação ou para a transferência de imóveis ou de outros bens, OUTROS DOCUMENTOS, não listados acima, poderão ser exigidos pelos órgãos públicos, tais como: Municípios, Secretaria da Fazenda Estadual, Detran, Junta Comercial, Secretaria do Patrimônio da União, Bancos, Cartórios de Imóveis, dentre outras instituições, o que, em momento futuro, deverá ser apresentado pela parte interessada.
OBSERVAÇÃO ²: Os documentos devem sempre ser apresentados no original ou em cópia autenticada.
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As autorizações de viagens para crianças e adolescentes também podem ser lavradas pelos próprios pais ou responsáveis por meio de documento público (cartório de Notas) ou particular, com firma reconhecida por autenticidade ou semelhança.
Os documentos de autorizações dadas por genitores ou responsáveis legais deverão discriminar o prazo de validade, compreendendo-se, em caso de omissão, que a autorização é válida por dois anos.
Este documento autoriza a viagem aérea de menores de 16 anos desacompanhados ou acompanhados por apenas um responsável em território nacional e pode sim ser feita eletronicamente pelo site www.e-notariado.org.br. Servirá para viagens aéreas, rodoviárias e hidroviárias.