O advogado poderá retirar o processo judicial físico ou acessar o processo eletrônico e o Cartório extrajudicial fará a carta de sentença no prazo de até 05 dias. Poderá ainda retificar itens da sentença que não alterem a substância da decisão, tais como erros materiais. Será necessária a entrega do processo judicial físico ao Cartório de Notas ou o acesso ao processo eletrônico.
No momento da lavratura do ato deverão ser apresentados todos os documentos originais, legíveis e em bom estado de conservação, nos termos do artigo 705, §4º, do Código de Normas do Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo.
Poderá ser exigido o pagamento de um valor inicial, no momento do protocolo, para o início do processo de uma procuração, escritura, ata notarial, carta de sentença ou apostilamento, que servirá para o início do procedimento ou para o pagamento de despesas com terceiros, tais como: pedido e atualização de certidões, pagamento de taxas em órgãos públicos, dentre outras, sendo meramente estimativos. Será feita a devolução de valores não utilizados ou solicitada a complementação, se necessário.
OBSERVAÇÃO: para a competente tributação ou para a transferência de imóveis ou de outros bens, OUTROS DOCUMENTOS, não listados acima, poderão ser exigidos pelos órgãos públicos, tais como: Municípios, Secretaria da Fazenda Estadual, Detran, Junta Comercial, Secretaria do Patrimônio da União, Bancos, Cartórios de Imóveis, dentre outras instituições, o que, em momento futuro, deverá ser apresentado pela parte interessada.
OBSERVAÇÃO ²: Os documentos devem sempre ser apresentados no original ou em cópia autenticada
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A carta de sentença serve para dar cumprimento a uma decisão judicial em algum órgão ou num cartório de imóveis. No Estado do Espírito Santo o artigo 1º, do Provimento 57/2013 estabelece que: “O tabelião de notas poderá, a pedido da parte interessada, formar cartas de sentença das decisões judiciais, dentre as quais, os formais de partilha, as cartas de adjudicação e de arrematação, os mandados de registro, de averbação e de retificação, nos moldes da regulamentação do correspondente serviço judicial”.
O requerimento deve ser feito pelo advogado da parte, que primeiramente deverá solicitar a retirada dos autos do processo no cartório judicial. Com os autos em mãos, deverá apresentá-lo ao cartório de notas, e indicar quais as peças do processo que ele pretende autenticar e que seja formada a carta de sentença.
